Cómo montar un centro de acopio: el método completo

Cuando montamos el punto de recogida de Costa Dorada con Venezuela en El Fogón Criollo, varias personas nos preguntaron cómo lo organizamos tan rápido. La respuesta corta: con herramientas gratuitas, un solo archivo centralizado y nada de complicarnos la vida.

Esto es el método completo, paso a paso, para que cualquiera que quiera montar su propio centro de acopio lo pueda copiar.

Todo vive en un solo Excel

Nada de WhatsApp disperso, notas sueltas o memoria. Un único archivo con cuatro hojas:

• Registro — quién trajo qué y cuándo
• Inventario — el material que se va acumulando, organizado por tipo
• Totales — los números que importan, calculados automáticamente
• Campaña — la info fija: horarios, dirección, redes sociales, material prioritario

Si algo no está en el Excel, no existe. Esa regla simple evita que se pierda información entre la persona que recibe la donación, la que la registra y la que decide qué hace falta reponer.

Descarga la plantilla

Para que no tengas que montarlo desde cero, aquí está el Excel real que usamos, con las cuatro hojas ya estructuradas:

📥 Descargar plantilla de centro de acopio (.xlsx)

No hace falta que tengas Excel instalado ni que sepas programar para usarla. Aquí tienes las dos formas de abrirla, edites o no con IA:

Si tienes Excel (o Numbers en Mac)

1. Descarga el archivo del enlace de arriba
2. Ábrelo con doble clic — se abre directo en Excel o en Numbers
3. Borra los datos de ejemplo de la hoja Registro y Totales se actualiza solo (tiene fórmulas)
4. Cambia los datos de la hoja Campaña (dirección, horarios, redes) por los tuyos

Si no tienes Excel: ábrelo gratis con Google Drive

No necesitas comprar nada ni instalar Office:

1. Entra a drive.google.com con cualquier cuenta de Google
2. Arrastra el archivo .xlsx descargado a tu Drive
3. Haz doble clic sobre el archivo y elige “Abrir con → Google Sheets”
4. Google Drive lo convierte automáticamente a una hoja de cálculo editable, gratis, y se guarda solo mientras escribes
5. Para compartirlo con tu equipo: botón Compartir → “Cualquier persona con el enlace puede editar”

Editar el Excel con IA, sin saber programar

Esto es lo que más le ahorra tiempo a tu equipo: en vez de rellenar el Excel a mano cada vez, le pides a una IA que lo haga por ti (sumar totales, ordenar el inventario, redactar el resumen de la campaña, lo que haga falta).

Si tienes acceso a Claude (Claude Code o claude.ai): sube el archivo a una conversación o, si quieres editarlo en local, guárdalo en una carpeta de OneDrive (ver la sección de abajo sobre por qué OneDrive y no Google Drive) y pídele a Claude que lo edite directamente.

Si no tienes Claude, ChatGPT gratis también sirve: entra a chatgpt.com con una cuenta gratuita, sube el archivo .xlsx en la conversación y pídele lo que necesites (“organiza este inventario por categoría”, “calcula los totales que faltan”, “redacta el resumen de la campaña”). ChatGPT free permite subir archivos y trabajar sobre ellos sin pagar nada.

Si prefieres quedarte 100% en el ecosistema de Google: Google Drive + Gemini gratis. Es el equivalente exacto al flujo de OneDrive + Claude, pero sin salir de Google:

1. Sube el Excel a Google Drive y conviértelo a Google Sheets (pasos de arriba)
2. Abre la hoja y, en la esquina superior derecha, pulsa el icono de Gemini (la estrella azul) — viene integrado gratis en Google Sheets
3. Pídele en lenguaje normal lo que necesites: “resume cuántas unidades de cada categoría tenemos”, “marca en rojo lo que esté por debajo de la meta”, “ordena el inventario por fecha”
4. Si prefieres un chat aparte, también puedes ir a gemini.google.com (gratis con cualquier cuenta de Google), subir el archivo y pedirle lo mismo ahí

Con cualquiera de las dos rutas — OneDrive+Claude/ChatGPT o Google Drive+Gemini — no necesitas presupuesto ni conocimientos técnicos para mantener el Excel al día.

Por qué OneDrive y no Google Drive

Esta es la parte que casi nadie piensa, y es la que más tiempo nos ahorró.

Editamos y mantuvimos el Excel en local usando IA (Claude Code, en nuestro caso) para automatizar partes del trabajo. El problema: los archivos de Google Drive no se pueden editar directamente en local con herramientas como Claude Code, Codex u OpenCode — Drive los mantiene en su propio formato y hay que descargarlos a mano cada vez.

OneDrive personal, en cambio, da 5GB gratis y sincroniza como una carpeta normal del sistema. Se edita con cualquier herramienta local sin fricción, y se comparte exactamente igual de fácil que un enlace de Drive.

Si tu plan es usar IA para ayudarte a organizar el centro de acopio, este detalle te ahorra horas.

Las reuniones, grabadas y transcritas

Las decisiones del equipo no se quedaron en la cabeza de nadie. Cada reunión se grabó con la app de Notas de Voz del iPhone y después se transcribió con IA.

Esa transcripción se vuelca directamente en el mismo Excel, en la hoja de Campaña o donde corresponda. Así, todo el que necesite saber “¿qué quedamos en hacer?” tiene la respuesta en el mismo sitio donde está el inventario — no hay que buscar en un chat de WhatsApp de hace tres semanas.

El logo, en 10 minutos con ChatGPT

El logo de Costa Dorada con Venezuela se hizo en una sola sesión de ChatGPT, sin diseñador de por medio. No hace falta que sea perfecto — tiene que ser reconocible y transmitir lo que es: una campaña solidaria, no una empresa.

Algunas ideas de prompt si quieres replicarlo:

“Diseña un logo circular en forma de corazón hecho con trazos de pincel en los colores de la bandera de [país], con el texto ‘[nombre de la campaña]’ en tipografía bold dentro del corazón. Estilo plano, fondo blanco, sin sombras realistas, apto para imprimir en carteles y usar en redes sociales.”

Si tu campaña conecta dos lugares (el país de origen y el país donde estás recogiendo ayuda), puedes pedir el corazón partido en dos mitades de bandera, unidas por un trazo central.

Truco práctico: pide el logo con fondo blanco sólido, no transparente — te ahorras una iteración. Y si ChatGPT mete texto en inglés sin que lo pidas, acláralo explícitamente en el prompt.

Antes de llegar al logo final, pídele a la IA que te muestre el análisis de conceptos primero: qué representa cada elemento (corazón, ola, mapa, estrellas), qué significa cada color, y varias propuestas para elegir entre ellas en vez de quedarte con la primera que sale.

Una vez tengas el logo, pídele a la misma IA una etiqueta para redes sociales — el mismo logo, tu usuario de Instagram y el icono al lado, lista para poner en las cajas de envío o compartir en publicaciones.

Cómo clasificar y embalar medicamentos, si tu campaña también los recoge

Si tu centro de acopio va a recibir medicamentos además de material general, no lo improvises — apóyate en un procedimiento que ya exista. Nosotros nos guiamos por el que publicó la Red de Bancos de Venezuela (RBV), resumido aquí:

• Clasificación por categoría terapéutica: analgésicos, antibióticos, antipiréticos, antihistamínicos, antisépticos — cada uno en su propio grupo, no todo mezclado en una caja
• Qué no se acepta nunca: medicamentos vencidos, sin etiqueta o con información ilegible, envases abiertos o incompletos, y ninguna sustancia controlada sin autorización legal
• Embalaje: bolsas plásticas resistentes → envases asegurados → material de protección → caja sellada con cinta → etiqueta con categoría, fecha, destino y responsable → registro en el inventario
• Cajas: no sobrecargar, distribuir el peso de forma uniforme, marcar “frágil” o “este lado arriba” cuando aplique, y guardarlas en un sitio seco y fresco
• Trazabilidad: cada caja se registra con fecha, contenido, destino y quién la empacó — así cualquier irregularidad se puede rastrear hasta el origen

No hace falta inventar este protocolo desde cero. Busca si existe uno ya publicado por una organización con experiencia en tu país de destino y adáptalo.

Lo que más se pidió en nuestro caso

Para que tengas una referencia real de qué suele faltar en una emergencia de este tipo, esto es lo que más nos pidieron en las primeras jornadas:

• Inhaladores
• Esteroides vía oral e intramuscular
• Medicamentos pediátricos: antialérgicos, analgésicos
• Medicamentos para rescatistas: analgésicos y relajantes musculares tipo tiocolchicósido
• Antibióticos endovenosos
• Parches hidrocoloides y medicamentos para curas a quemados

Si vas a montar algo similar, pregunta primero a quien esté coordinando en el terreno qué necesitan de verdad — evita que la ayuda se acumule en lo que sobra y falte lo que urge.

Cómo encontramos contactos y canales de envío

Esta fue la parte más difícil al principio. No existe un manual de “cómo enviar ayuda humanitaria a Venezuela” — tocó investigar.

Lo que funcionó: buscar en Instagram y en internet otros centros de acopio que ya estuvieran activos, ver cómo lo hacían ellos, y replicar sus contactos de envío. La solidaridad de la diáspora venezolana ya tenía rutas montadas — no había que inventar nada desde cero, solo encontrarlas.

Con el tiempo descubrimos que Madrid es el hub ideal para los envíos: es donde más opciones de transporte hay y donde más gente envía con regularidad. Si vas a montar algo similar fuera de Madrid, ten en cuenta que probablemente vas a necesitar centralizar el envío final ahí.

Por qué no pedimos dinero

Decisión deliberada desde el principio: solo se recoge material, nunca dinero.

La razón es legal, no solo de criterio. En España, el dinero recibido por particulares o colectivos no constituidos formalmente puede tener que declararse fiscalmente, y eso puede volverse un problema en lugar de una ayuda. Pedir material evita ese riesgo por completo y, de paso, hace que la ayuda llegue directa, sin intermediarios financieros.

Si vas a montar tu propio centro de acopio, este es quizás el consejo más importante de todos: material sí, dinero no — al menos no sin asesorarte primero.

El método, resumido

1. Descarga nuestra plantilla de Excel — registro, inventario, totales e info de campaña en un solo archivo
2. Si no tienes Excel, ábrela gratis con Google Drive → Google Sheets
3. OneDrive (no Google Drive) si vas a usar IA para editar en local; o Google Drive + Gemini gratis si prefieres quedarte en el ecosistema de Google
4. Reuniones grabadas y transcritas, todo centralizado en el mismo archivo
5. Logo rápido con ChatGPT, sin perfeccionismo, más su etiqueta de Instagram
6. Si recoges medicamentos, apóyate en un procedimiento de clasificación y embalaje ya existente
7. Contactos de envío encontrados investigando otros centros de acopio activos
8. Madrid como hub de envío si estás fuera
9. Nunca pedir dinero — solo material

No hace falta una ONG detrás ni un presupuesto. Hace falta un sitio físico, un Excel bien llevado y gente dispuesta a cruzar la puerta con una bolsa.